Hợp đồng gia công mỹ phẩm và những điều cần lưu ý

Khi quyết định tiến hành làm hợp đồng gia công mỹ phẩm trọn gói, việc soạn thảo một hợp đồng gia công (HĐGC) mỹ phẩm là ưu tiên hàng đầu. HĐGC là một bộ các quy định về trách nhiệm và quyền hạn của các bên có liên quan trong quá trình gia công mỹ phẩm trọn gói. Nó mang tính pháp lý cao và là nền tảng bảo vệ quyền lợi cho các bên tham gia.

Nguyên vật liệu trong quá trình gia công có thể do bên thuê gia công cung cấp một phần trong một số công đoạn hoặc toàn bộ quá trình và ngược lại. Bên nhận gia công mỹ phẩm sẽ thực hiện một hoặc nhiều công đoạn trong quá trình sản xuất theo yêu cầu của bên thuê gia công mỹ phẩm để hưởng thù lao.

Tại Điều 542 Bộ luật dân sự 2015 (BLDS) định nghĩa HĐGC trong dân sự là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên nhận gia công thực hiện công việc để tạo ra sản phẩm theo yêu cầu của bên thuê gia công, còn bên thuê gia công nhận sản phẩm và trả tiền công. HĐGC nói chung hay HĐGC mỹ phẩm nói riêng sẽ cần tuân theo các quy định pháp lý hiện hành để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ từ hai phía.

Nếu bạn đang xem xét các điều khoản trong một HĐGC để có thể đàm phán với các công ty nhận gia công thì hãy điểm qua một số thông tin trong bài viết sau để xây dựng hợp đồng phù hợp, chặt chẽ và có lợi cho cả hai bên.

Hợp đồng gia công mỹ phẩm trọn gói gồm những đặc điểm gì?

Hợp đồng gia công mỹ phẩm có ba đặc điểm chính: (1) là hợp đồng song vụ, ràng buộc quyền và nghĩa vụ của cả hai bên; (2) là hợp đồng có đền bù, trong đó bên thuê trả tiền công cho bên nhận gia công; (3) đối tượng chính của hợp đồng là sản phẩm cuối cùng đạt tiêu chuẩn đã thống nhất.

Để soạn thảo đúng các điều khoản trong hợp đồng, việc nắm rõ các đặc điểm pháp lý của loại hợp đồng này là vô cùng quan trọng. Hãy cùng điểm qua các đặc điểm của hợp đồng gia công mỹ phẩm dưới đây.

Hợp đồng gia công mỹ phẩm có phải là hợp đồng song vụ không?

Chính xác, đây là hợp đồng song vụ. Mỗi bên đều có quyền và nghĩa vụ đối ứng. Bên thuê có nghĩa vụ cung cấp nguyên liệu và thanh toán, đổi lại có quyền nhận sản phẩm. Bên nhận gia công có nghĩa vụ sản xuất đúng yêu cầu, đổi lại có quyền được nhận thanh toán.

Khi bên thuê gia công mỹ phẩm cung cấp các nguyên vật liệu thì chúng cần phải theo đúng yêu cầu kĩ thuật, đạt chuẩn về chất lượng và sự đồng bộ trong mẫu mã và quy cách đóng gói. Theo thống kê từ các hiệp hội ngành hàng, hơn 70% tranh chấp phát sinh từ việc nguyên vật liệu không đạt chuẩn ban đầu.

Trong khi đó, bên nhận gia công sẽ cung cấp công thức (nếu có thỏa thuận), nhân công và máy móc để sản xuất theo đúng yêu cầu của bên thuê gia công.

Xem thêm: Gia công mỹ phẩm trọn gói và Quy trình gia công mỹ phẩm

Hợp đồng gia công mỹ phẩm là hợp đồng có khoản đền bù đúng không?

Đúng vậy. Bản chất của hợp đồng gia công là bên thuê phải trả một khoản phí (tiền công) cho bên nhận gia công để thực hiện công việc. Chi phí này là khoản đền bù cho công sức, thời gian và nguồn lực mà bên nhận gia công đã bỏ ra.

Bên thuê gia công phải trả một khoản phí theo thoả thuận trong HĐGC cho đơn vị thực hiện gia công. Khoản chi phí này là khoản chi phí đền bù hay tiền công để bên nhận gia công thực hiện đơn hàng cho bên thuê gia công.

Nếu bên thuê gia công yêu cầu bên nhận gia công cung cấp nguyên vật liệu, ngoài chi phí gia công thì bên nhận gia công sẽ thu thêm các chi phí về nguyên vật liệu để tạo ra sản phẩm. Nó có thể bao gồm các chi phí phát triển công thức, chi phí mua nguyên vật liệu, chi phí in ấn, thiết kế bao bì…

Đối tượng chính mà hợp đồng gia công mỹ phẩm quan tâm là gì?

Đối tượng và cũng là kết quả cuối cùng mà hợp đồng hướng tới chính là “sản phẩm”. Sản phẩm này phải được xác định rõ ràng về tiêu chuẩn chất lượng, số lượng, mẫu mã, quy cách đóng gói và được cả hai bên thống nhất trước khi tiến hành sản xuất hàng loạt.

Sản phẩm sẽ được xác định trước theo một tiêu chuẩn (thường là mẫu thử đã được duyệt) đã được sự đồng ý của hai bên và không vi phạm quy định pháp luật. Vật mẫu sẽ được gia công hàng loạt theo số lượng hai bên đã thoả thuận và sẽ bàn giao lại cho bên thuê gia công khi bên gia công đã hoàn thiện đơn hàng.

Mẫu của sản phẩm do bên thuê gia công cung cấp hoặc do bên gia công đưa ra và được sự chấp nhận bằng văn bản của bên thuê gia công.

Bên thuê gia công mỹ phẩm có những trách nhiệm và quyền hạn nào?

Theo Bộ luật Dân sự 2015, bên thuê có trách nhiệm chính là cung cấp nguyên vật liệu và thanh toán tiền công đúng hạn. Về quyền hạn, họ có quyền giám sát quá trình sản xuất, nhận sản phẩm đúng chất lượng và đơn phương chấm dứt hợp đồng nếu bên nhận gia công vi phạm nghiêm trọng.

Doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân thuê gia công là bên có nghĩa vụ cung cấp nguyên vật liệu (trừ trường hợp có thỏa thuận khác) và trả tiền công cho bên nhận gia công.

Trách nhiệm của bên thuê gia công mỹ phẩm được quy định như thế nào?

Điều 544 Bộ luật Dân sự 2015 quy định rõ 4 nghĩa vụ chính: (1) Cung cấp nguyên vật liệu đúng thỏa thuận; (2) Cung cấp hướng dẫn cần thiết; (3) Thanh toán tiền công đầy đủ; (4) Nhận sản phẩm đúng thời hạn.

• Bàn giao đúng số lượng, chất lượng các nguyên vật liệu theo thời gian và địa điểm các điều khoản đã thoả thuận cụ thể trong hợp đồng. Nguyên vật liệu có thể cung cấp theo từng đợt nhưng phải đúng với thời gian quy định để đảm bảo đúng tiến độ sản xuất. Theo một khảo sát năm 2024, 95% hợp đồng gia công mỹ phẩm hiện nay đều có điều khoản phạt nếu chậm trễ cung cấp nguyên liệu.
• Cung cấp các văn bản hướng dẫn, yêu cầu kỹ thuật rõ ràng cho bên nhận gia công thực hiện hợp đồng.
• Tiền công sẽ được thanh toán đúng hạn, thường là vào ngày nhận hàng hoặc theo điều khoản thoả thuận trong HĐGC (ví dụ: thanh toán 50% sau khi ký và 50% khi nhận đủ hàng).
• Việc nhận sản phẩm đúng thời hạn phải do bên thuê gia công thực hiện. Nếu chậm trễ nhận hàng, bên thuê gia công cần phải báo ngay cho bên gia công và có thể phải chịu chi phí lưu kho phát sinh.

Xem thêm: Nhà sản xuất mỹ phẩm cam kết quy trình gia công mỹ phẩm trọn gói

Bên thuê gia công mỹ phẩm có những quyền gì để bảo vệ lợi ích của mình?

Điều 545 Bộ luật Dân sự 2015 trao cho bên thuê các quyền quan trọng: (1) Yêu cầu nhận sản phẩm đúng chất lượng, số lượng và thời hạn; (2) Yêu cầu sửa chữa hoặc bồi thường nếu sản phẩm lỗi; (3) Kiểm tra, giám sát quá trình gia công; (4) Chấm dứt hợp đồng và yêu cầu bồi thường nếu bên nhận vi phạm.

• Yêu cầu các điều khoản trong hợp đồng phải được bên nhận gia công tuân thủ. Nếu có bất kỳ thiệt hại do vi phạm nghiêm trọng từ bên nhận gia công thì bên thuê gia công có quyền chấm dứt hợp đồng đơn phương và yêu cầu bồi thường.
• Yêu cầu được nhận sản phẩm theo đúng số lượng, chất lượng và thời hạn cũng như quy cách giao hàng theo thoả thuận.
• Nếu sản phẩm không đạt đúng các tiêu chí về chất lượng hay thiết kế, bên thuê gia công có thể đồng ý nhận hàng kèm điều kiện phải được sửa chữa hoặc giảm giá, hoặc có thể yêu cầu bồi thường nếu bên nhận gia công không thể sửa được và giao hàng đúng hạn.
• Để đảm bảo chất lượng và tiến độ của quá trình gia công, bên thuê gia công được phép kiểm tra, giám sát toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng tại nhà xưởng của bên nhận (cần báo trước theo thỏa thuận).

Bên nhận gia công mỹ phẩm có trách nhiệm và quyền hạn ra sao?

Trách nhiệm cốt lõi của bên nhận gia công là bảo quản nguyên vật liệu, sản xuất đúng yêu cầu và bảo mật thông tin. Về quyền, họ có quyền yêu cầu nhận nguyên vật liệu và thanh toán đúng hạn, cũng như từ chối các chỉ dẫn không hợp lý từ bên thuê.

Bên nhận gia công mỹ phẩm có các quyền và nghĩa vụ tương ứng được pháp luật quy định để cân bằng lợi ích trong hợp đồng.

Nghĩa vụ cốt lõi của bên nhận gia công mỹ phẩm là gì?

Theo Điều 546 Bộ luật Dân sự 2015, bên nhận gia công phải: (1) Bảo quản nguyên vật liệu; (2) Thông báo và từ chối nguyên vật liệu kém chất lượng; (3) Giao thành phẩm đúng thỏa thuận và bảo mật quy trình; (4) Chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm do lỗi của mình; (5) Hoàn trả nguyên vật liệu còn lại.

• Nguyên vật liệu được cung cấp phải được bảo quản trong môi trường thích hợp và an toàn. Bên gia công sẽ chịu trách nhiệm cho bất kỳ hư hỏng, mất mát đối với nguyên vật liệu.
• Không thực hiện gia công các sản phẩm cấm hoặc có nguy cơ gây hại với người tiêu dùng và xã hội. Thông báo để đổi trả các nguyên vật liệu không đảm bảo chất lượng.
• Thành phẩm đem giao phải đảm bảo đúng chất lượng, số lượng, thời gian và phương thức giao hàng. Đặc biệt, các công đoạn, công thức trong quy trình gia công cần được bảo mật tuyệt đối. Vi phạm điều khoản bảo mật có thể dẫn đến mức phạt lên tới 30-50% giá trị hợp đồng.
• Nếu chất lượng sản phẩm bị ảnh hưởng trong khi sản xuất, lưu trữ, vận chuyển, bên gia công phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.
• Thực hiện bàn giao nguyên vật liệu còn lại sau khi hợp đồng kết thúc cho bên thuê gia công.

Bên nhận gia công mỹ phẩm có những quyền hạn nào?

Điều 547 Bộ luật Dân sự 2015 quy định 3 quyền chính: (1) Yêu cầu bên thuê giao nguyên vật liệu đúng chất lượng, số lượng và thời hạn; (2) Từ chối các chỉ dẫn không hợp lý có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm; (3) Yêu cầu thanh toán tiền công đầy đủ và đúng hạn.

• Yêu cầu bên đặt hàng giao đúng chất lượng, số lượng và thời hạn các nguyên vật liệu. Nếu phát hiện nguyên vật liệu không đảm bảo chất lượng, bên nhận gia công phải thông báo ngay, tạm dừng sản xuất và có quyền từ chối gia công với phần nguyên liệu đó.
• Từ chối sự chỉ dẫn không hợp lý, hoặc có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của bên thuê gia công trong quá trình thực hiện và phải gửi thông báo bằng văn bản ngay lập tức.
• Có quyền yêu cầu đơn vị thuê gia công thanh toán đủ tiền công theo đúng thời hạn và phương thức đã thỏa thuận.

Xem thêm: Gia công mỹ phẩm là gì trong Chi tiết quy trình gia công mỹ phẩm trọn gói tại Labcos

Làm thế nào để chọn được đơn vị gia công mỹ phẩm trọn gói uy tín và chất lượng?

Để chọn được đơn vị uy tín, cần dựa trên các tiêu chí cốt lõi: Nhà máy sản xuất đạt chuẩn FDA, đội ngũ R&D có chuyên môn và kinh nghiệm, quy trình sản xuất và kiểm soát chất lượng minh bạch, tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật, và nhận được phản hồi tốt từ các khách hàng trước đó.

• Đây là nội dung tổng hợp của một bộ HĐGC theo quy định của pháp luật mà bạn cần chú ý khi tiến hành gia công mỹ phẩm. Labcos sẵn sàng chia sẻ những thông tin thiết thực đến với khách hàng. Chúng tôi là đơn vị gia công mỹ phẩm uy tín, chất lượng với nhà máy sản xuất mỹ phẩm đạt chuẩn FDA, đội ngũ chuyên gia được đào tạo bài bản với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành công nghiệp mỹ phẩm.
• Chúng tôi luôn chia sẻ, đồng hành, tư vấn và phục vụ trên từng chặng đường hoàn thiện sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng. Quy trình gia công mỹ phẩm trọn gói tại Labcos luôn tuân thủ các quy định của Pháp Luật từ nguyên vật liệu, tiêu chuẩn phòng Lab đến quy định về nhà máy sản xuất và kho bãi. Một quy trình sản xuất được giám sát chất lượng nghiêm ngặt. Hãy đến và trải nghiệm.

Liên hệ với Labcos qua hotline (+84) 902 666 746 để được tư vấn, nhận báo giá và đặt hàng. Hoặc truy cập website labcos.com.vn để tham khảo thêm những thông tin chi tiết.

LABCOS – OEM & ODM Cosmetics Solutions
Ngoài ra, Labcos còn có thể gia công các dòng sản phẩm sau: